Выход на рынок новой разработки компании «Нанософт» — nanoTDMS Корадо (Коллективная работа с документами) — сразу стал заметным событием на российском рынке. Разработчики получили колоссальное количество откликов. Люди не верили, что такое возможно, отмечая, что по значимости появление системы nanoTDMS, которая может масштабироваться до задач серьезного документооборота, сравнимо с выходом бесплатной платформы nanoCAD…

Зачем нужен nanoTDMS

Проблема

Осознавая необходимость повышения доступности и качества информации, многие предприятия приступили к внедрению различных систем управления и автоматизации производственной деятельности. В то же время существует ряд факторов, препятствующих принятию решения о выборе информационной системы:

• чем меньше организация, тем выше стоимость внедрения информационной системы в пересчете на одно рабочее место. Даже выбор системы сопряжен с серьезными затратами. Чтобы принять решение об автоматизации, нужно иметь веские основания;
• многие даже достаточно крупные предприятия не располагают подготовленными специалистами в области информационных технологий и не в состоянии самостоятельно сформулировать требования к информационной системе;
• ряд предприятий имеет негативный опыт автоматизации и подходит к проблеме выбора с большой осторожностью.

Столкнувшись с такими трудностями, многие предприятия вынуждены либо отказываться от автоматизации, либо сознательно снижать требования к информационной системе. Компания «Нанософт» предлагает один из реальных путей решения этой проблемы.

Что такое nanoTDMS

nanoTDMS — это платформа, в среде которой работают специализированные приложения, ориентированные на решение задач управления информационными потоками конкретных подразделений: аналитических, конструкторских, проектных, научно-технических, планово-экономических и других.

Благодаря своей гибкой архитектуре решения, построенные на платформе nanoTDMS, могут объединять разнородные информационные сущности и использоваться как в административно-распорядительном документообороте, так и в работе с техническими данными и создаваемыми на их основе чертежами, планами, схемами.

От аналогичных решений других разработчиков платформу nanoTDMS выгодно отличают несколько ключевых особенностей:

• нулевая стоимость развертывания. Вы имеете уникальную возможность начать легально и при этом бесплатно использовать современное многопользовательское программное обеспечение. Приложения, построенные на платформе nanoTDMS, доступны для скачивания, они бесплатны и прекрасно работают на бесплатных версиях серверов баз данных от Microsoft и Oracle;
• разработчики nanoTDMS приложили максимум усилий для сокращения затрат на внедрение системы, сделали ее простой в освоении и использовании. Платформа nanoTDMS унаследовала простой, удобный и настраиваемый пользовательский интерфейс. Он позволяет пользователю любого уровня подготовки быстро начать работу с системой;
• несмотря на бурное развитие информационных технологий, основой работы с неструктурированной информацией по-прежнему остаются файлы. Возможности системы по работе с файлами являются ключевыми факторами при выборе ее в качестве альтернативы файловым менеджерам операционных систем. nanoTDMS предоставляет удобные средства для работы с файлами произвольных форматов за счет неограниченного количества встраиваемых инструментов просмотра и прямых интерфейсов с популярными приложениями;
• для обеспечения безопасности информации платформа nanoTDMS использует комплекс средств, включающий поддержку современных СУБД, разделение уровней прав доступа пользователей вплоть до видимости информации, ограничение доступа к информационным объектам в зависимости от этапа их разработки, ведение журнала действий пользователей;
• встроенный почтовый модуль обеспечивает безопасную передачу различных системных сообщений, а также передачу сообщений от одного сотрудника другому в результате маршрутизации документов;
• платформа nanoTDMS обладает уникальным набором средств поиска, включающим контекстный поиск в адресной строке, мастер запросов, фильтр событий, поиск почтовых сообщений, полнотекстовый поиск, сохраненные запросы-выборки;
• платформа nanoTDMS легко интегрируется с внешними источниками данных, в качестве которых могут выступать системы финансового учета, планово-экономические, системы технической подготовки производства, внешней электронной почты и т.д. Интеграция с внешними приложениями позволяет использовать nanoTDMS как часть корпоративной информационной системы;
• архитектура nanoTDMS позволяет безболезненно хранить в оперативном хранилище миллионы единиц документов. В любой момент вы можете расширить возможности ваших приложений, перейдя на полнофункциональные платные версии серверов баз данных и платную версию платформы, получив практически безграничные возможности расширения списка задач, решаемых вашей системой.

Платформа nanoTDMS рассчитана в первую очередь на предприятия малого и среднего бизнеса, работающие с различными видами информационного сопровождения проектно-ориентированной деятельности. Решения, разрабатываемые на основе nanoTDMS, позволяют управлять договорной и распорядительной документацией, вести деловую переписку, хранить данные по заказчикам и субподрядчикам, вести коллективную разработку технической и сопроводительной документации.

Приложение nanoTDMS Корадо

Первое приложение, реализованное на платформе nanoTDMS, — система коллективной работы с документами Корадо — автоматизированное средство информационной поддержки создания, коллективной разработки, хранения и повторного использования документов.
nanoTDMS Корадо обеспечивает:

• централизованный учет и хранение документов и связанной с ними информации в произвольной иерархии разделов;
• коллективную разработку документов;
• создание комментариев к документам в текстовом и графическом виде;
• атрибутивный, контекстный, классификационный поиск документов;
• оперативный обмен документами и оповещениями о ходе разработки.

nanoTDMS Корадо может использоваться как инструмент коллективной разработки документов и организации архива предприятия в различных предметных областях. Программа обеспечивает оперативное управление и долгосрочное хранение нормативно-правовой, проектно-сметной, конструкторской, административно-распорядительной, договорной и иной документации и информации.

Интерфейс

Платформа nanoTDMS, на которой построена система Корадо, обладает простым и интуитивно понятным пользовательским интерфейсом, что позволяет быстро начать работу с системой пользователю любого уровня подготовки.

Главное окно системы Корадо разделено на несколько панелей. В левой части главного окна расположена панель дерева объектов, которая содержит разделы «Рабочий стол», «Объекты», «Классификаторы», «Почта» и Пользователи". Справа вверху находится панель состава, на которой линейным списком отображаются объекты, системные элементы, почтовые сообщения, а также результаты поисковых запросов. Правую нижнюю часть занимает многоцелевая панель свойств, используемая для контекстной помощи, просмотра свойств объектов и быстрого просмотра файлов. Пользователь может также включить панель быстрой навигации для удобного перемещения по разделам дерева объектов.

Централизованный учет и хранение документов

Наиболее распространенным способом хранения информации является иерархическая структура. Самый известный пример такой структуры — папки файловой системы. Корадо использует схожий способ структурирования информации и предоставляет возможность создавать произвольную иерархию разделов.

Так же как в папки файловой системы входят другие папки и файлы, в состав разделов Корадо могут входить другие разделы и документы. Документ является более объемным понятием, чем файл. Он может содержать произвольное количество файлов произвольного формата, а также обладает такими свойствами, как статус (состояние), хранит историю разработки, ссылки на связанные документы и др.
Важнейшим отличием от обычной файловой системы является способ размещения информации. Корадо хранит информацию в базе данных. Централизованное хранение в единой БД обеспечивает целостность данных, упрощает резервное копирование, существенно ускоряет поиск информации и предоставляет регламентированный многопользовательский доступ при одновременной работе с документами.

Современные системы управления базами данных гарантируют надежную круглосуточную бесперебойную работу без необходимости вмешательства администратора, а также обладают встроенными средствами резервного копирования и мониторинга данных. Кроме повышения надежности хранения, размещение документов в БД повышает уровень безопасности и обеспечивает функции контроля над использованием информации.

Система Корадо обладает развитыми функциями защиты информации от несанкционированного доступа. Это гарантирует невозможность получения данных в обход системы — доступ к ним строго регламентирован и предоставляется только авторизованным пользователям системы.

Любое обращение к документу с целью изменения или просмотра регистрируется системой, что дает возможность однозначно определить, кто, когда и с какого компьютера выполнял над информацией ту или иную операцию.

Коллективная разработка документов

Предназначенная для коллективной работы, система Корадо имеет развитые функции адаптации рабочего места пользователя и управления правами доступа в целях разделения полномочий, уровней ответственности и защиты информации от несанкционированного доступа.

Работая в Корадо, пользователи обладают регламентированными возможностями работы с информацией, определяемыми базовым набором функций и сервисов, предоставляемых платформой, различными настройками системы и правами доступа.

Каждый пользователь системы может осуществлять навигацию по разделам дерева объектов и другим панелям системы, принимать и отправлять почту, заниматься поиском информации, а также производить настройку интерфейса, личных данных и средств просмотра файлов.

Каждый этап разработки документа имеет свое название. Для обеспечения цикла разработки и утверждения документа в системе Корадо предусмотрено четыре статуса документа: «В разработке», «Разработан», «Утвержден», «Аннулирован». В зависимости от того, на каком этапе разработки находится документ, на него могут налагаться различные ограничения по правам доступа, а также применяться различные команды маршрутизации. Например, вновь разработанный документ нельзя продолжать редактировать, а возможными переходами будут команды Вернуть в разработку или Утвердить.

В Корадо права доступа могут быть назначены на каждый документ системы. Пользователи, работающие с документами, обладают тремя основными видами доступа:

• разработчик — пользователь имеет право редактировать документ;
• утверждающий — пользователь осуществляет назначение разработчиков и утверждает разработанный документ;
• просмотр — пользователь видит документ в системе и может просматривать информацию, которая в нем содержится.

Работа над документом начинается с того, что руководитель разрабатывает корневую структуру хранения документов (например, создает новый раздел, который будет содержать разрабатываемый комплект документов). Далее руководитель может либо назначить ответственного за ведение раздела, который получит право создавать в нем документы, либо самостоятельно создавать документы и назначать на них разработчиков.

Получив доступ, разработчик редактирует документ. Завершая разработку документа, он переводит документ в статус «Разработан». При этом руководитель, утверждающий данный документ, получает по внутренней почте оповещение и документ для утверждения. Документ может быть либо утвержден, либо отклонен с указанием причины.

Утвержденные документы, утратившие актуальность, могут быть переведены руководителем в статус «Аннулирован» — с указанием причины аннулирования документа.

Создание комментариев к документам

Процесс коллективной разработки документа тесно связан с его рецензированием. Для упрощения процесса рецензирования в системе Корадо предусмотрена возможность создания комментариев к документу.

Комментирование обеспечивает функции добавления примечаний и правки документа, чертежа или иного информационного объекта при отсутствии прав на его редактирование. В Корадо комментарии являются такими же полноправными информационными объектами, как и документы, они имеют свой жизненный цикл и правила поведения:

• исходный (комментируемый) документ остается неприкосновенным, права доступа на него не изменяются в результате создания комментария. Эта особенность является главной в подходе к комментированию в Корадо;
• для одного исходного документа может быть создано сколь угодно много комментариев. Разработчик может отослать документ на проверку сразу нескольким специалистам — они создадут разные комментарии и будут независимо вносить правки;
• комментарии обладают собственным набором прав доступа: всеми правами на комментарий обладает только его разработчик;
• комментарии можно создавать для любых типов файлов, используя для осуществления функции «красного карандаша» любой удобный редактор.

Поиск документов

Корадо поддерживает несколько различных средств поиска, которые подразделяются по виду искомой информации и способу ее нахождения. Корадо обладает средствами поиска по сообщениям встроенной почты, пользователям системы, журналу событий. Основным является поиск документов, который может быть осуществлен следующими способами:

• поиск по атрибутам документа и связанной информации осуществляется средствами специального Мастера. Критерии поиска вводятся в те же формы, что и при заполнении свойств документа, что позволяет успешно производить поиск даже неподготовленному пользователю;
• произвольный поиск позволяет найти документы по атрибутам, пользователям, датам, статусам, содержанию файлов и другим параметрам. Важное отличие редактора запросов nanoTDMS Корадо от аналогичных средств СУБД заключается в том, что для составления запроса используются привычные термины и понятия системы, а не специальный язык запросов или мудреные имена полей таблиц базы данных;
• фильтры позволяют быстро сузить объем найденной информации;
• выборки представляют собой полученные в табличном редакторе сохраненные запросы, которые обеспечивают динамическое накопление документов, удовлетворяющих условиям поиска. Уникальная особенность выборок nanoTDMS заключается в возможности располагать их непосредственно в дереве объектов, что позволяет пользователям самостоятельно размещать в своих разделах сохраненные запросы, созданные администратором системы. Выборки могут производить поиск по всей базе данных или только в составе того раздела, куда они вставлены. Они могут быть вложенными и имеют параметры, которые задаются по умолчанию или изменяются пользователем;
• полнотекстовый поиск средствами СУБД SQL Server и Oracle позволяет находить файлы документов по тексту, который в них содержится. SQL Server и Oracle поддерживают обширный список форматов файлов (офисные форматы Microsoft, HTML, XML, ASCII и др.).

Более подробную информацию о новой разработке ЗАО «Нанософт» — nanoTDMS Корадо — вы можете получить на сайте www.nanocad.ru.