Необходимость внедрения системы электронного архива (СЭА) в проектно-ориентированных организациях с их огромными и постоянно увеличивающимися бумажными архивами становится всё очевиднее. Безусловно, архив — это накопленный годами опыт поколений проектировщиков, это база знаний, используемая при проектировании. Тем не менее при всей ценности бумажного архива нельзя не видеть его недостатков:
Попытка изменить ситуацию, организовав файл-сервер, в конечном счете ведет к появлению новых сложностей. Это простое и относительно дешевое решение тоже не свободно от существенных минусов:
Все эти проблемы решает система электронного архива — при том, что внедрить такую систему в проектной организации сложнее, чем в архивах предприятий другого профиля. Чтобы быть эффективной, СЭА проектной организации должна включать в себя элементы документооборота и служить не только местом хранения информации, но и средой разработки новых документов. Соответственно должны отслеживаться стадийность проекта и жизненный цикл документа. Необходима возможность возвращаться к предыдущему этапу разработки — например, в случаях, когда проект не утвержден нормоконтролем или требуется внесение существенных изменений…
Вопреки распространенному убеждению, что разнообразие традиций проектирования и различия в структуре проектных организаций не позволяют создать типовую СЭА, специалисты ЗАО «СиСофт», обобщив собственный опыт создания и внедрения подобных систем в проектных организациях, смогли предложить именно типовой вариант.
Решение разработано на основе TDMS (Technical Data Management System) — системы, предназначенной для управления информационными потоками и электронной документацией проектных, конструкторских, производственных организаций и любых других предприятий, в работе которых используются технические данные и создаваемые на их основе документы: чертежи, планы, схемы, спецификации, ведомости
Предлагаемое решение позволяет проектно-ориентированному предприятию создать единую среду разработки, учета и хранения документов, причем форматы разрабатываемых документов могут быть самыми разными — от документов MS Office до форматов сложных CAD-систем.
Наряду с оригиналами в архиве могут храниться отсканированные копии разрабатываемых и архивных документов (проекты и нормативно-справочная информация). ЗАО «СиСофт» предлагает успешно внедренную во многих организациях технологию перевода бумажного архива в электронный вид.
После утверждения документу присваиваются статус «В архиве» и инвентарный номер.
Разрабатывая решение для организации СЭА в проектной организации, мы не пытались создать чтото абсолютно новое, кардинально меняющее процесс проектирования. Мы создали систему для ускорения и совершенствования реально идущих процессов. Внедряя СЭА, организация повышает надежность хранения документации, увеличивает скорость ее разработки, руководство получает инструменты эффективного управления проектной деятельностью. Применение типового решения позволит сократить сроки и снизить стоимость внедрения СЭА, что соответственно увеличивает эффективность от внедрения системы электронного архива.
ЗАО «СиСофт» поставляет открытое решение с возможностью создания новых функций, настройки новых форм отчетов, хранения и разработки не только проектной, но офисной (письма, приказы) документации
Традиционный процесс внедрения обычно занимает не меньше полугода. Типовое решение сокращает этот срок до 1−2 месяцев. Внедрять систему организация может собственными силами (для этого потребуется создать группу внедрения), а специалисты ЗАО «СиСофт» в короткие сроки обучат сотрудников организации работе с СЭА и, если потребуется, основам ее модернизации. Они же и внедрят систему, если формировать собственную группу предприятие сочтет нецелесообразным.
Наш опыт позволяет утверждать со всей уверенностью: освоение системы, предлагаемой ЗАО «СиСофт», позволит проектному предприятию эффективнее использовать систему электронного архива, а значит и быстрее окупить вложенные средства.
Бумажный архив | Файл-сервер | СЭА | |
---|---|---|---|
Среднее время поиска документа по атрибутам | От 1 часа до 1 суток | От 20 мин. до 1 суток | 2 мин. |
Среднее время поиска по связям между документами | До 5 суток | Практически невозможно | 2−6 мин |
Среднее время отслеживания изменений документа | До 4 суток (если ведется журнал) | Практически невозможно | 2−4 мин |
Среднее время передачи документа на согласование | До 4 суток | До 2 суток | 1 мин |
Среднее время выяснения текущего состояния проекта | До 3 суток | До 2 суток | 1−6 мин |
Среднее время комплектации проекта в электронном виде | Требуется сканирование (до 100 листов в сутки) | До 14 часов | 12 мин |
Среднее время сбора статистики по завершенному проекту | 1 неделя | 1 неделя | 6 мин |