К сегодняшнему дню проектные организации России достигли довольно высокого уровня автоматизации и внедрения современных информационных технологий.
Однако если с САПР ситуация вполне успешна, то в области управления проектами все не так гладко. Существенные проблемы имеются как в методике управления проектами, так и в ее автоматизации. Следует отметить, что от наличия методики планирования и управления проектами коренным образом зависят сроки выполнения проектов. Адаптация к требованиям проектных организаций существующих методик и их автоматизация позволяют существенно снизить риски срыва сроков выполнения работ и уменьшить вероятность финансовых потерь.
Между тем в мире, в том числе и в нашей стране, накоплен и систематизирован немалый опыт управления проектами.
Первым современным обобщением этого опыта явилось «Руководство к своду знаний по управлению проектами» (Руководство РМВОК), выпущенное Project Management Institute (основан в 1969 г.) после нескольких циклов публикаций различных докладов и дискуссий на эту тему. С тех пор Руководство вышло уже пятым изданием (2013 г.) и фактически приобрело статус мирового стандарта по управлению проектами, несмотря на то что многие страны разработали и утвердили свои национальные стандарты, впрочем, во многом похожие на РМВОК.
Следующий серьезный шаг к мировой стандартизации процессов управления проектами предприняла ISO — международная организация по стандартизации, выпустившая в 2012 году стандарт ISO 21500, утвержденный США, Евросоюзом и Россией. Этот стандарт наследует схему процессов РМВОК, которую PMI добровольно передал ISO.
ISO 21500- 2012 определяет проект как уникальный набор процессов, которые включают предпринимаемые для достижения цели координированные и контролируемые операции с датой их начала и завершения.
В стандарте выделены следующие процессы:
В России разработаны свои национальные стандарты управления проектами — ГОСТ Р 54869- 2011 и ГОСТ Р 54870- 2011. Как мировые, так и российские стандарты содержат только требования к результатам процессов.
Особенности проектирования в России не позволяют «напрямую» применять процессы управления, успешно эксплуатируемые в мировой практике. Следует отметить, что специфика любой отрасли (химическая, нефтяная, газовая, строительная, энергетика и др.) накладывает дополнительные требования к практическому применению процессов управления.
Основная проблема у проектных организаций, имеющих свои службы управления проектами (диспетчерские службы) и системы документооборота связана с методикой, которая позволила бы комфортно и с достаточной степенью достоверности планировать и получать информацию о реальном ходе выполнения проекта участниками процесса проектирования всех уровней — от руководителя подразделения до высшего руководства организации.
Мы хотим поделиться своим вариантом методики планирования и мониторинга процессов проектирования и путями ее автоматизации. Необходимо отметить, что эта методика основана на опыте планирования выполнения проектных работ, применяемого еще во времена Советского Союза, с учетом современных требований, стандартов (в том числе и международных) и средств автоматизации.
Основная идея методики состоит в пошаговом планировании времени наступления шагов процесса и отслеживании фактического времени их завершения. У шага нет определенного срока начала, но есть длительность и фиксированный срок завершения.
(контрольное событие в терминологии PMBOK, ISO 21500- 2012) — группа заданий (одного или нескольких) в рамках одного проекта, разработка которых должна быть завершена не позже определенного срока.
Событие — момент обмена информацией между участниками проекта — группами специалистов различных специальностей. На практике в проектировании для этого используется термин «задание». Любая работа в конечном счете сводится к передаче информации и может быть отнесена к «заданию» (например, задание на комплектацию, задание на оформление накладных и передачу заказчику).
Последовательность таких шагов, размещенных в порядке завершенности выполнения работ, — критическая в процессе проектирования. Запаздывание их выполнения сдвигает срок окончания проекта или ведет к повышению затрат.
Последовательность работ разработки методики планирования
Как происходит планирование
Пошаговый план проекта создается на основе выбранного шаблона. Определяются даты завершения событий в соответствии с договором. После этого для каждого шага рассчитывается дата завершения с учетом процентов, определенных в шаблоне пошагового плана, из которого проекта удаляются шаги, не требующие выполнения в данном проекте.
Длительность выполнения шага первоначально рассчитывается на основе экспертных оценок (в процентах от длительности выполнения проекта) и в дальнейшем корректируется по мере накопления реальной информации о фактических трудозатратах — времени, потраченного на выполнение какой- либо задачи, в нашем случае, на выполнение шага.
Применение описанной методики позволит существенно снизить трудозатраты планирования как отдельных проектов, так и портфеля заказов.
Мониторинг и управление ходом выполнения проекта осуществляется на основании отчетов о состоянии работ над проектом. В соответствии с иерархией организации можно выделить следующие управленческие и информационные уровни (типы отчетов):
Такая система документооборота при наличии необходимых классификаторов и шаблонов пошаговых планов позволяет автоматизировать мониторинг выполнения проектных работ.
Автоматизацию описанной методики можно реализовать при помощи различных средств планирования и систем технического документооборота. Перечислим основные требования к таким системам:
На иллюстрациях представлен пример автоматизации системы планирования (рис. 3, 4) и мониторинга (рис. 5, 6) хода выполнения проектных работ на базе системы технического документооборота TDMS.
Предлагаемая методика планирования и мониторинга хода выполнения проектных работ и ее автоматизация позволяет:
К сожалению, формат статьи не позволяет подробно описать все требования, этапы и шаги по разработке методики планирования, оперативного управления и ее автоматизации, тем более что каждое предприятие имеет свои сложившиеся традиции, свои внедренные системы документооборота.
Мы описали лишь принципиальные моменты. Более подробно регламентировать работы можно, только ознакомившись со структурой и требованиями проектной организации.
TDMS (Technical Data Management System), разработанная компанией CSoft Development — система, предназначенная для управления информационными потоками и электронной документацией проектных, конструкторских, производственных и любых других организаций, в работе которых используются технические данные и создаваемые на их основе документы: чертежи, планы, схемы, спецификации, ведомости
Основой системы TDMS является объектно- ориентированное ядро, позволяющее гибко настроить среду разработки объектов проектирования — проектов, изделий, сооружений — и связать в единое информационное пространство разнородные электронные документы, внешнюю и внутреннюю почту, систему управления, отслеживание хода выполнения работ и обеспечение интеграции с прикладными программами, установленными на предприятии заказчика.